Das Dokumentenmanagement im digitalen Wandel

Die korrekte Nutzung strukturierter Daten ist äusserst wichtig, denn Kunden möchten frei über die Kommunikationskanäle bestimmten, unabhängig vom Medium, über welches der Erstkontakt zu einem Unternehmen stattgefunden hat – was die Bedeutung einer End-to-End-Lösung unterstreicht. Erfahren Sie mehr in unserem Whitepaper.

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Dokumente im Wandel der Zeit

Historisch waren Dokumente lange Zeit vorwiegend physischer Natur. Heute hingegen können Dokumente und die Informationen, die sie beinhalten, ganz unterschiedlicher Natur sein – zum Beispiel PDFs, E-Mails, Online-Chats, Sprachnachrichten, Videonachrichten und mehr.
 
Deshalb benötigen Unternehmen komplexe Technologien und Systeme, mit denen sie sogenannte unstrukturierte Informationen effizient verarbeiten und in nutzbare, strukturierte Daten umwandeln können. Obwohl sich diese Technologien laufend weiterentwickeln, erfolgen noch immer 70% des Dokumentenmanagements auf dem physischen Weg.
 
Die Nutzung digitaler Formate nimmt zwar Jahr für Jahr zu, aber wir werden noch eine ganze Zeit in einer hybriden Welt mit physischen und digitalen Dokumenten leben. Daher ist es für Unternehmen wichtig, beide Arten von Medien mit denselben zentralen Systemen verwalten zu können, damit die Effizienz gewährleistet ist.

Input und Output optimieren

In den kommenden Jahren wird die Anzahl der verschiedenen Datenkanäle explodieren, was Unternehmen vor grosse Herausforderungen stellt. Denn oftmals sind gut funktionierende Prozesse, sobald sie für einen Kanal implementiert wurden, schon wieder veraltet, und man beginnt wieder von vorne.
 
Als Lösung bietet es sich hier für Unternehmen an, die Geschäftsprozesse von den Kanälen zu trennen, und zwar sowohl beim Input als auch beim Output. Unternehmen müssen ihre Abläufe anpassen und sie auf ihre Unternehmensziele abstimmen.
 
Wenn sich ein Unternehmen beispielsweise auf den Kundendienst konzentriert, dann sollte es Priorität haben, zeitnah passende Antworten liefern zu können. Dabei sollte nicht der vom Kunden benutzte Kanal, sondern ein konsistentes Ergebnis im Vordergrund stehen.
 
Um ihre Ziele zu erreichen, müssen Unternehmen unstrukturierte Informationen effizient in strukturierte Daten verwandeln können. Um maximale Effizienz und die Fähigkeit zur Handhabung komplexer Fälle gewährleisten zu können, erfordert es eine Kombination aus Automatisierung und menschlicher Interaktion.
 
Die korrekte Nutzung strukturierter Daten ist äusserst wichtig, denn vielleicht möchte ein Kunde über einen bestimmten Kanal kontaktiert werden, unabhängig vom Medium, über welches er das Unternehmen kontaktiert hat – was die Bedeutung einer End-to-End-Lösung unterstreicht. Laden Sie für weitere Informationen unser Whitepaper herunter.
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Erfolgreiches Dokumentenmanagement

Ein erfolgreiches Dokumentenmanagement erfordert einen ganzheitlichen Ansatz. SPS kombiniert On-Shore- und Off-Shore-Lösungen, intelligente Automatisierung, künstliche Intelligenz (Artificial Intelligence; AI), Prozessexzellenz, innovative Technologie und hybriden Output – das Ergebnis ist ein zuverlässiges, leistungsstarkes Modell, das sowohl skalierbar als auch kosteneffizient ist. Wir nennen es das «Business Process Factory Modell».

Das Business Process Factory Modell ist ideal für umfangreiche Aufgaben, die grösstenteils automatisiert werden können. Dank intelligenter Automatisierung lassen sich Aufgaben schnell und kosteneffizient erledigen. Für die anspruchsvolleren Aufgaben kann Right-Shoring eingesetzt werden, um komplexere Fälle und Transaktionen manuell und asynchron zu bearbeiten. Alternative: Um anspruchsvollere Aufgaben wie komplexere Fälle und Transaktionen asynchron bearbeiten zu können, empfiehlt sich die manuelle Unterstützung von Arbeitskräften in Right-Shoring-Einheiten.

Ein solches Modell besteht in der Regel aus 80% Automatisierung und 20% menschlicher Arbeit. Die Business Process Factory ist ein End-to-End(E2E)-System, in das sich ganze Workflows auslagern lassen. Dies ermöglicht Unternehmen, ihre Ressourcen auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Die Vorteile einer Business Factory:

  • Gesteigerte Kosteneffizienz
  • Erhöhte Kundenzufriedenheit
  • Kürzere Anpassungszeiten
  • Höhere Genauigkeit
  • Skalierbarkeit

Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen, je nach Art der Dokumente, Kundenerwartungen und regulatorischen Vorgaben, mit denen sie zu tun hat. Ob nun neue Prozesse auf eine bestehende Infrastruktur abgestimmt oder parallel zu existierenden Systemen eingesetzt werden sollen: Es ist zentral, dass jedes Modell anforderungsgerecht und mit einer Kernaufgabe konzipiert ist und das System gleichzeitig Flexibilität bietet.


Zukunftssicheres Dokumentenmanagement

Sicherzustellen, dass das Unternehmen über eine Infrastruktur verfügt, die den heutigen Anforderungen genügt, ist nur ein Teil der Herausforderung. Die Infrastruktur muss zukunftssicher sein, denn die Technologie entwickelt sich in rasantem Tempo weiter und in fünf bis zehn Jahren wird die Infrastruktur oder Systemumgebung ganz anders aussehen.
           
Um gute Erfolgsaussichten zu haben, müssen Unternehmen Systeme aufbauen, in die sich schnell und einfach neue Technologien und Arbeitsweisen integrieren lassen. Wenn wir massgeschneiderte Lösungen für unsere Kunden entwickeln, bauen wir eine Architektur auf, die stabil genug für die Integration neuer Technologien und Arbeitsweisen ist und gleichzeitig über Schnittstellen zu bestehenden Systemen verfügt. Daher haben wir viel in neue Technologien für Dokumentenmanagement investiert, darunter:
  • Künstliche Intelligenz
  • Natural Language Processing
  • OCR (Optical Character Recognition)
  • Intelligente Automatisierung
  • RPA (Robotic Process Automation)
  • Virtual und Augmented Reality
  • BPaaS-Plattform
  • Spracherkennung

Die Meinung unserer Kunden

  • Kundenreferenzen

    Wir schätzen SPS als vertrauenswürdigen Partner, vor allem wegen seiner Flexibilität in der Ressourcenplanung in Zeiten, in denen das Transaktionsvolumen hoch ist, seinem proaktiven Management und der Bereitstellung von anhaltend qualitativ hochwertigen Services.

    Mitglied der Geschäftsleitung, Investment Trust