So sichern Unternehmen in einer hybriden Welt mit physischen und digitalen Dokumenten ihren Erfolg

Die Welt des Dokumentenmanagements hat sich in den letzten zwanzig Jahren grundlegend verändert – ein Trend, der sich in den kommenden Jahren weiter fortsetzen wird, da physische Dokumente zunehmend durch digitale Medien und hybride Dokumentenformen verdrängt werden. Gleichzeitig geht die Ära strukturierter Informationen zu Ende, da die Menge an unstrukturierten Daten exponentiell steigt. Swiss Post Solutions (SPS), eine führende Anbieterin von Lösungen zur Auslagerung von Geschäftsprozessen und innovativen Dienstleistungen im Dokumentenmanagement, treibt bei der Verarbeitung von Daten und Dokumenten gezielt die digitale Transformation voran. In einem neuen Whitepaper beschreibt SPS nun, wie Unternehmen in der hybriden Welt physischer und digitaler Dokumente ihren Erfolg sichern und sich auf die Zukunft vorbereiten können.

70 % des Dokumentenmanagements erfolgen derzeit noch physisch, und obwohl die Digitalisierung schnell voranschreitet, werden wir noch einige Jahre in einer hybriden Welt mit physischen und digitalen Dokumenten leben. Heute versteht man unter einem Dokument im Grunde alle Arten von Medien, die Daten beinhalten und die demzufolge in den meisten Fällen unstrukturiert sind. Das bedeutet, dass die Unternehmen heute zunehmend intelligente Technologien benötigen, um all diese unstrukturierten Daten zu verarbeiten und sie in strukturierte, nutzbare Informationen zu verwandeln. Ausserdem müssen sie in der Lage sein, beide Arten von Dokumenten nahtlos in denselben Systemen zu verarbeiten und dabei neue Kanäle und Technologien zu integrieren. Das wiederum heisst, dass die Unternehmen jetzt damit beginnen müssen geeignete Businessprozesse zu implementieren, wenn sie die Möglichkeiten aufkommender Technologien ausschöpfen und gleichzeitig mit ihrer bestehenden Umgebung zurechtkommen wollen.

« Die Lösung liegt für die Unternehmen darin, ihre Businessprozesse von bestimmten Kanälen zu entkoppeln, und das auf der Input-Seite ebenso, wie auf der Output-Seite: Sie müssen die Prozesse transformieren und sie auf die übergreifenden Geschäftsergebnisse abstimmen », erläutert Lukas Hebeisen, Head of Solution Development & Digital Transformation bei SPS. « Um das zu erreichen, muss ein Unternehmen in der Lage sein, unstrukturiert eingehende Daten in strukturierte Informationen umzuwandeln. Anschliessend muss der richtige Mix aus Automatisierung und manuellen Abläufen definiert werden, um diese Daten zu verarbeiten. Gleichzeitig gilt es aber auch die Lücke zwischen den meist auf veralteten Architekturen basierenden Backend-Systemen und den mit aktuelleren Technologien arbeitenden Frontend-Systemen zu schliessen. »


Servicemodelle mit klarer Branchenausrichtung: SPS Business Process Factory

Um das Dokumentenmanagement der Zukunft erfolgreich zu meistern, ist ein ganzheitlicher Ansatz erforderlich. SPS kombiniert intelligente Automatisierung (Onshore und Offshore), Künstliche Intelligenz (KI), Prozessexzellenz, innovative Technologien und hybride Output-Strukturen, um ein zuverlässiges, skalierbares Modell zu erstellen, das gleichermassen leistungsstark und kosteneffizient arbeitet: eine globale Business Process Factory. Die Vorteile einer solchen Business Process Factory liegen unter anderem in mehr Kosteneffizienz, einer höheren Kundenzufriedenheit, besserer Skalierbarkeit und einer beschleunigten Markteinführung. Da aber jede Branche ihre ganz eigenen Anforderungen hat, ist eine Standardlösung hier keine Option. Deshalb stattet SPS diese Servicemodelle mit einer klaren Branchenausrichtung aus.

Sich rasant weiterentwickelnde Technologien stellen für viele Unternehmen ein immer grösseres Dilemma dar. Einerseits benötigen sie eine Infrastruktur, die den Anforderungen von heute gewachsen ist, andererseits müssen sie aber auch gewährleisten, dass ihre Lösungen zukunftssicher sind. Um hier auf lange Sicht erfolgreich zu sein, sollten sich die Unternehmen Systeme schaffen, in die sich neue Technologien und Arbeitsweisen problemlos integrieren lassen. Als eine erfahrene Anbieterin von Business Process Services ist SPS in der Lage, die Risiken bei der Technologieauswahl für den Kunden zu minimieren. Falls Sie dieses Thema interessiert, laden Sie einfach das neue SPS Whitepaper "Digital transformation is changing the nature of documents" herunter.


Über Swiss Post Solutions

Swiss Post Solutions (SPS) ist eine führende Anbieterin von Lösungen zur Auslagerung von Geschäftsprozessen und innovativen Dienstleistungen im Dokumentenmanagement. Zahlreiche internationale Geschäftskunden vertrauen auf die Kompetenz von SPS bei der Konzeption, Entwicklung und Umsetzung von End-to-End-Lösungen sowie auf die kompetente Beratung zu den zentralen Werttreibern im Business Process Outsourcing (BPO): Standortkonzept, Prozessoptimierung und Technologie, so zum Beispiel Intelligent Automation. SPS ist ein Konzernbereich der Schweizerischen Post mit Hauptsitz in Bern (Schweiz); die 7000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie spezialisierte Partner betreuen Kunden in nahezu allen Branchen in über 20 Ländern. Der Fokus liegt auf Banken, Versicherungen, Telekommunikation und Gesundheitswesen.

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Kontakt: Global Communications, globalcomms@swisspost.com

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