Wo liegen die Schwachstellen und Herausforderungen beim Betrieb einer Poststelle?

Grafik 1: Das richtige Gleichgewicht finden

In der Vergangenheit delegierten Unternehmen den Betrieb der Poststelle an einen Total Facilities Management (TFM)-Anbieter, um die Betriebskosten zu senken und sich stärker auf die eigene Kerntätigkeit konzentrieren zu können. Zwar ist Kostensenkung nach wie vor ein wichtiges Ziel, aber laut Untersuchungen von Deloitte liegt der Schwerpunkt im heutigen Betriebsumfeld nicht mehr ausschliesslich auf Kosteneffizienz.1 Outsourcing wird heute vielmehr als Gelegenheit verstanden, die Leistung der operativen Kernbereiche zu steigern und sich Zugang zu Innovationen und digitalen Funktionalitäten zu verschaffen.
 
Da sich die betrieblichen Anforderungen stetig ändern, wird dies auch mit Blick auf die Poststelle zu einer strategischen Notwendigkeit. Die digitale Kommunikation ist auf dem Vormarsch, es werden verstärkt Kurierdienste in Anspruch genommen und das Volumen nimmt bei der physischen Eingangspost ebenso ab wie bei der Ausgangspost. Um diese neuen Workflows meistern zu können, müssen Poststellen flexibel und dynamisch aufgestellt sein. Viele setzen aber nach wie vor auf manuelle Verarbeitung und nutzen ineffiziente, nicht integrierte Prozesse. Die Folge sind explodierende Kosten und ein unbefriedigendes Kundenerlebnis.
 
Zudem stehen die Unternehmen unter Druck, ihre operativen Abläufe agiler und robuster zu gestalten. Die Poststelle muss in der Lage sein, flexible und dezentrale Arbeitsmodelle zu unterstützen, die in vielen Unternehmen immer stärker genutzt werden, und das nicht nur in Krisenzeiten. Mitarbeiter sollten heute sicher auf ihre Dokumente zugreifen können, auch ausserhalb der Büroräume. Das stärkt nicht nur die Robustheit bei disruptiven Veränderungen, sondern stellt Unternehmen insgesamt schlanker und agiler auf.
 
Da das Risiko von Cyberangriffen immer weiter zunimmt, müssen Unternehmen strenge Massnahmen implementieren, um die Sicherheit aller Kundendaten zu gewährleisten. Laut IBM belaufen sich die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung für ein Unternehmen heute auf 3,92 Millionen USDollar. In Branchen wie dem Gesundheits- und Finanzwesen, wo Unmengen sensibler Daten verarbeitet werden, dürfte dieser Betrag wesentlich höher ausfallen.2 Durch die Digitalisierung ihrer Poststellenabläufe können Unternehmen verschlüsselte Datenübertragung nutzen und so die Sicherheit deutlich steigern. Unternehmen können ausserdem robuste Prüfpfade definieren, die es ihnen ermöglichen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nachzuweisen und das Risiko von Datenverlust zu verringern. Aber auch die physische Sicherheit ist wichtig. So sollte der Standort der Poststelle gesichert sein, damit Dritte nicht auf Korrespondenz oder Dokumente zugreifen können. Pakete und Briefe müssen sorgfältig auf mögliche Bedrohungen geprüft werden.

Kapitelübersicht

Kostensenkung und Qualitätssteigerung durch Outsourcing der physischen Poststelle

Kapitel 2

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Zukunftssicherheit für Ihr Unternehmen mit einer digitalen Poststelle

Kapitel 3

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Warum auch Sie auf SPS setzen sollten

Kapitel 4

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