Kostensenkung und Qualitätssteigerung durch Outsourcing der physischen Poststelle

Physische Poststellen sind für reibungslose Abläufe im Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Da sie jedoch nicht als Teil des operativen Kerns verstanden werden, erhalten sie oft nicht die gleiche Aufmerksamkeit wie andere Geschäftsbereiche, obwohl sie eine durchaus beachtliche Kostenstelle sein können.
 
Ein spezialisierter Anbieter für Poststellen-Services kann Unternehmen Zugang zu modernsten Technologien und Prozessinnovationen verschaffen. Auf diese Weise können sie das Serviceniveau verbessern und gleichzeitig ihre Kostenstrukturen optimieren. Sind beispielsweise für jeden einzelnen Ablauf in der Poststelle Prüfpfade und dokumentierte Betriebsstandards verfügbar, lässt sich die Leistung nachhaltig steigern. Doch nur wenige Outsourcing Partner arbeiten auf diesem hohen Niveau. Auch die Neugestaltung von Prozessen, wie die Zentralisierung von Sammel- und Abgabestellen, sowie kontinuierliche Verbesserungen können dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und das Endkundenerlebnis zu verbessern. Eine intensive Schulung der Mitarbeiter hat ebenfalls grossen Einfluss auf die Leistung. Dazu David Ziltener, Head of Global Go-to-Market bei Swiss Post Solutions: „Wir schulen und befähigen alle Mitarbeiter der Poststelle, höchste Standards einzuhalten. Zudem ist ihr Verhalten stark auf die Unternehmenskultur unserer Kunden ausgerichtet. Aus Unternehmenssicht steht dies oft sehr weit unten auf der Prioritätenliste, aber es beeinflusst massgeblich das Erlebnis, welches wir unseren Kunden bieten.“
 
Zudem gibt es zahlreiche technologische Lösungen, die eine physische Poststelle unterstützen können,  wie z.B. das Tracking eingehender Pakete, Verwaltungssysteme für Kurierdienste und Augmented Reality Lösungen. All diese Tools können dazu beitragen, effiziente, durchgängige Prozesse zu schaffen. Ein leistungsstarker Anbieter sollte auch über die nötige Grösse verfügen, um seinen Kunden bei Posttarifen und externen Dienstleistern die bestmöglichen Konditionen bieten zu können. Verwaltet er dann noch mehrere Poststellen weltweit, kann er die Leistung der einzelnen Standorte miteinander abgleichen und einzelne Abläufe gezielt optimieren. So ist sichergestellt, dass bei jedem Postvolumen mit dem passenden Produktivitätsgrad gearbeitet wird und dass jederzeit die effizientesten Managementpraktiken angewandt werden.

Grafik 2: Integrierte SPS Poststelle

Integrierte SPS Poststelle

Reduzieren Sie die Risiken für Ihr Unternehmen durch eine externe Lösung

Im modernen Betriebsumfeld entscheiden sich viele Unternehmen für eine externe Poststelle (Off-Site). Dabei verwaltet der Anbieter den gesamten Postbetrieb eines Unternehmens von zentralen Standorten aus. Teile des Prozesses, wie z. B. die Überprüfung oder Dateneingabe, können sogar an Offshore Standorten durchgeführt werden.

Einer der Vorteile dieses sogenannten Off-Site-Ansatzes besteht darin, dass alle eingehenden Briefe und Pakete sorgfältig geprüft und geröntgt werden können. Droht ein potenzielles Risiko, wie z. B. ein kontaminiertes Paket oder eine Bombendrohung, befindet es sich nicht in der Unternehmenszentrale und gefährdet weder die Mitarbeiter noch die Geschäftskontinuität.

Ausserdem ist ein Off-Site-Mail-Hub flexibel und kann mehrere Standorte und sogar Homeoffices unterstützen. Im Störungsfall kann das Unternehmen wie gewohnt weiterarbeiten, da alle Mitarbeiter weiterhin ihre Post und andere kritische Dokumente erhalten. Zudem können Unternehmen mit diesem Modell ihren Raumbedarf reduzieren, was sich erheblich auf die Kosten auswirkt.

Kapitelübersicht

Wo liegen die Schwachstellen und Herausforderungen beim Betrieb einer Poststelle?

Kapitel 1

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Zukunftssicherheit für Ihr Unternehmen mit einer digitalen Poststelle

Kapitel 3

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Warum auch Sie auf SPS setzen sollten

Kapitel 4

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