Zukunftssicherheit für Ihr Unternehmen mit einer digitalen Poststelle

Für Unternehmen, die grosse Mengen physischer Post erhalten, ist eine digitale Poststelle oft die effizientere Lösung. Die eingehende Post wird gescannt, klassifiziert und digitalisiert. Die Informationen können dann über eine sichere E-Mail Plattform in Sekundenschnelle direkt an den Empfänger im Unternehmen gesendet werden. Eine digitale Poststelle ist agil und dynamisch. Wenn Mitarbeiter auf Reisen sind oder dezentral arbeiten, können sie dennoch rund um die Uhr sicher auf ihre Post zugreifen. Da alle Informationen digitalisiert sind und extern archiviert werden können, greifen hier stringente Prüfpfade. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Dokumente verloren gehen oder verlegt werden. Ian Craig, Global Head of Mailroom Services bei Swiss Post Solutions, erläutert: „Für unsere Kunden aus dem Bankensektor nehmen wir grosse Mengen sensibler und kritischer Post entgegen, wie Schecks, Kauf- und Verkaufsaufträge etc. Wir müssen hier lückenlos nachweisen, dass die Post verarbeitet und alle Transaktionen fristgerecht ausgeführt wurden. Nach dem Scannen können wir mithilfe von Technologie Geschäftsprozesse automatisieren und dem Kunden sofort nutzbare Daten liefern.“ Dieser Ansatz trägt nicht nur dazu bei, in streng regulierten Branchen Compliance sicherzustellen, sondern unterstützt auch die digitale Transformation im gesamten Unternehmen.

Grafik 3: Digitale Poststelle: Kernargumente

Digitale Poststelle: Kernargumente

Geschäftsprozesse unterstützen

Eine digitale Poststelle ermöglicht es Unternehmen auch, Kommunikationsformen wie E-Mail, SMS oder Social Media Anfragen effizient und genau zu bearbeiten. Digitale Kanäle gewinnen immer mehr an Bedeutung und sind für ein starkes Kundenerlebnis unerlässlich. Aber physische Post macht in den meisten Unternehmen immer noch den Grossteil der Kommunikation aus. Auf absehbare Zeit müssen Unternehmen deshalb physische und digitale Post parallel bearbeiten können und ihren Kunden dabei über alle Kanäle hinweg ein einheitliches Erlebnis bieten. So könnte ein Kunde beispielsweise bei seiner Bank per E-Mail einen aktuellen Kontoauszug anfordern, den er aber per Post erhalten möchte. Dies erfordert integrierte Prozesse in der gesamten Poststelle.
 
Indem Unternehmen Back-Office Abläufe digitalisieren und modernisieren, können sie ihre Belegschaft entlasten und flexibler machen. Physische Bürostandorte verlieren an Bedeutung, was Kosten spart und Mitarbeitern neue Möglichkeiten bietet. Zudem sind schlanke, agile Unternehmen mit einem hohen Mass an betrieblicher Effizienz für Top-Arbeitskräfte attraktiver, und sie können neue Kundengruppen bedienen.

DURCH DAS OUTSOURCING VERWANDTER BÜRO SERVICES SYNERGIEN SCHAFFEN

Die Poststelle ist keine Insel. Sie ist vielmehr mit einer Reihe anderer Büro Services wie Reprografie, Archivierung und Dokumentenmanagement vernetzt. Das Outsourcing dieser zugehörigen Funktionen als Ganzes, statt als getrennte Aufgaben, kann bei der Zustellung und Verwaltung Synergien freisetzen.3 So ist beispielsweise die Kombination einer digitalen Postlösung mit klassischen Büro Services operativ überaus sinnvoll. Sobald die eingehende Post digitalisiert und verarbeitet ist, kann automatisch eine Kopie gespeichert werden, die sofort abrufbar ist. Interne Serviceanfragen in Bereichen wie Verwaltung und Bürounterstützung lassen sich über interne und externe Servicezentren effizient bearbeiten. Druck Services sind ein weiterer Bereich, der sich auf dieser Basis optimieren lässt. Das hilft, den Papierverbrauch und den Transportaufwand zu reduzieren. Mit nur einem Anbieter zusammenzuarbeiten, bietet Unternehmen die Möglichkeit, diese Art von strategischer Transformation schneller und einfacher zu realisieren. Ausserdem ist so über eine breite Palette von Dienstleistungen hinweg ein einheitlich hohes Service- und Qualitätsniveau gewährleistet.

Kapitelübersicht

Wo liegen die Schwachstellen und Herausforderungen beim Betrieb einer Poststelle?

Kapitel 1

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Kostensenkung und Qualitätssteigerung durch Outsourcing der physischen Poststelle

Kapitel 2

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Warum auch Sie auf SPS setzen sollten

Kapitel 4

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