Neue Studie von AIIM Research

In einem ersten Schritt scheint vor allem die Einsparung von Kosten Unternehmen zu veranlassen, Anstrengungen in Richtung papierloser Verarbeitung zu unternehmen. Aber auch weiche Faktoren, wie eine verbesserte Zugriffsmöglichkeit, kürzere Verarbeitungszeiten und erhöhte Compliance spielen inzwischen eine wichtige Rolle. Die Erkenntnis, dass ein papierloses Arbeitsumfeld „best practice“ ist, scheint sich bei Unternehmensberatern, Behörden und sogar in der Verwaltung herumgesprochen zu haben. Das Management ist sich dabei über die Vorteile durchaus bewusst, obwohl fehlende Unterstützung seitens der Führungsetage als einer der Hauptgründe für mangelnde Fortschritte genannt wird. Dies hat die Studie „Paper-Free Progress – Measuring Outcomes“ von AIIM ergeben.

Die Studie, verfasst von AIIM International, Silversprings, USA, und unterstützt von Swiss Post Solutions (SPS), wurde zwischen August und September diesen Jahres mit mehr als 350 Teilnehmern durchgeführt. Befragt wurden Unternehmen mit über 11 bis zu mehr als 5.000 Mitarbeitern in einem breiten vertikalen Branchen-Spektrum sowie lokale und zentrale Regierungsstellen mit einem Anteil von mehr als 30 Prozent.

Einige der wichtigsten Ergebnisse:

  • Nur 17 Prozent der befragten Organisationen arbeiten in einer Umgebung, die als papierfrei bezeichnet werden kann
  • Die größte Triebfeder für eine elektronische Datenerfassung ist die Zugriffsmöglichkeit und gemeinsame Nutzung
  • Für diejenigen mit einer mobilen Datenerfassung sind es die Bereitstellungsgeschwindigkeit und der Verzicht auf Papier
  • Insgesamt 41 Prozent nutzen Dokumentenerkennung, weitere 23 Prozent arbeiten mit Datenerfassung und 9 Prozent davon mit intelligenten Prozessen
  • Immerhin 11 Prozent nutzen bereits Produkte aus der Cloud zur Erfassung von Daten und 17 Prozent planen dies für die nächsten 12 bis 18 Monate

„Menschen mögen den Umgang mit Papier“ ist eine unbestrittene Tatsache und damit einer der Hauptgründe (49 Prozent) für die Nutzung von Papier im Geschäftsleben. Allerdings ist eine gleiche Zahl der befragten Organisationen der Meinung, dass oft genug fehlende Initiativen seitens des Top-Managements verantwortlich sind für mangelnde Fortschritte bei der Reduktion von Papier. Zudem geben – trotz zahlreicher Aufklärungskampagnen – 39 Prozent der befragten Organisationen an, nicht genügend über entsprechende Alternativen wissen.

Grundsätzlich sind Fortschritte in Richtung papierloser Verarbeitung das Ergebnis von Qualitätsoffensiven, deren Mantra es ist,  jeden Prozess im Unternehmen auf sein Einsparpotential hin abzuklopfen. Insgesamt beschreiten 16 Prozent der befragten Teilnehmer diesen Weg, bei den ganz großen Organisationen ist es sogar fast jede fünfte (19 Prozent). Und auch der Vergleich zur letzten Umfrage im Jahr 2014 zeigt, dass in den Unternehmen ein Umdenken einsetzt. Denn die Zahl der pro-aktiv handelnden Organisationen hat sich von 9 auf 16 Prozent erhöht, während diejenige, die ausschließlich auf Papier setzt, von 11 auf 9 Prozent gesunken ist.

Allerdings gibt es immer noch Bereiche, in denen die Papierverarbeitung ansteigt – allen voran im Vertragswesen und in juristischen Abteilungen, mit entsprechenden Anstrengungen dieser Entwicklung Einhalt zu gebieten. Eine hohe Zuwachsrate ist ebenfalls entlang der Kreditorenprozesskette zu verzeichnen, die vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsbuchung reicht. Hier bestehen aber beste Aussichten, den Papierbedarf über kurz oder lang zu reduzieren. Weitere Bereiche, in denen zunehmend eine papierlose Verarbeitung erwartet wird, sind die Aktenverwaltung, das Forderungsmanagement und vor allem die technische Dokumentation.

Der 30-Seiten-Report gibt einen tiefen Einblick in die Anstrengungen und Fortschritte von Organisationen, die Papierverarbeitung durch moderne papierfreie Arbeitsprozesse zu ersetzen, auf die damit verbundenen Herausforderungen und Entscheidungsprozesse sowie möglichen Vorteile und erwarteten ROI. Die Studie kann nach Anmeldung von der AIIM-Webseite kostenfrei heruntergeladen werden.


Über AIIM

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Swiss Post Solutions (SPS) ist eine führende Anbieterin von Lösungen zur Auslagerung von Geschäftsprozessen und innovativen Dienstleistungen im Dokumentenmanagement. Zahlreiche internationale Geschäftskunden  vertrauen auf die Kompetenz von  SPS bei der Konzeption, Entwicklung und Umsetzung von End-to-End-Lösungen wie auch bei der kompetenten Beratung zu den zentralen Werttreibern im Business Process Outsourcing (BPO): Standortkonzept, Prozessoptimierung und Technologie. SPS ist ein Konzernbereich der Schweizerischen Post mit Hauptsitz in Bern (Schweiz); die 7500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie spezialisierte Partner betreuen Kunden in nahezu allen Branchen – von Banken und Versicherungen über Telekommunikation, Medien, Detailhandel und Energieversorgung bis hin zu Reisen und Transport – in über 20 Ländern.

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