Fallstudie

Alphabet - Accounts Payable Management

  • Herausforderung

    Aufgrund der Leasingverträge gehen monatlich eine Vielzahl von Rechnungen bei Alphabet Fuhrparkmanagement ein. Alphabet suchte daher nach einem Outsourcing-Dienstleister für die Verarbeitung dieser Dokumente.Das Unternehmen betreut heute mehr als 152.000 Fahrzeuge in Deutschland.

    Die Schlüsselherausforderungen lagen dabei in einer hochwertigen Dokumentenverarbeitung als Basis für die Inhaltsprüfung - Plausibilitätschecks und Abgleiche mit den Leasingvertragsbestandteilen. Schnelle Datenverfügbarkeit, hohe Datenqualität und Volumensprünge in den Saisonmonaten waren die Anforderungen von Alphabet.

  • Lösungen

    Das Accounts Payable Management von Rechnungen und Mahnungen erfolgte durch erfahrene Mitarbeiter von Swiss Post Solutions online auf den Systemen des Kunden. Heute verarbeiten wir sechs verschiedene Rechnungstypen. Die Rechnungsbriefe werden entgegengenommen und vorsortiert und die Rechnungen im System des Kunden vorerfasst. Fachmitarbeiter vergleichen dann die Rechnungspositionen mit den vereinbarten Leistungen aus den Leasingverträgen und prüfen dies auf Vertragskonformität. Wir übernehmen die Fakturierung an die Mandanten sowie weitere Zusatzleistungen u.a. das Mahnwesens.

  • Nutzen

    • Schnellere Verfügbarkeit von Informationen aus Rechnungen sowie eine effizientere Abwicklung der Rechnungsprüfung
    • Speziell ausgebildete Mitarbeiter, eine moderne Infrastruktur sowie die Erfüllung der Zertifizierungsstandards nach ISO 9001 und 27001
    • Unterschiede in den Vorgangsvolumen werden durch Swiss Post Solutions abgefangen. Mit dem vereinbarten Stückpreismodell profitiert Alphabet von Kostenflexibilisierung
    • Geringere Fixkosten für Mitarbeiter für die zeitintensive manuelle Bearbeitung

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