Fallstudie

Deutsche Bahn

  • Herausforderung

    Im Zuge ihrer digitalen Transformation hat die Deutsche Bahn (DB) geprüft, welche Kommunikationsprozesse durch digitale Umstellung zeit- und kostenoptimiert werden können und gleichzeitig Optimierungen für den Empfänger bieten. Dabei rückte der monatliche Zahllauf der Gehaltsabrechnungen in den Fokus. Für diverse monatlich generierte Dokumente im HR sollte den Mitarbeitern die Möglichkeit geboten werden, ihre Unterlagen schnell, sicher und digital zu empfangen. Voraussetzung für die Lösungseinführung war die freie Entscheidung jedes Mitarbeiters, auf welchem Kanal er seine Lohnabrechnung erhalten möchte und die Maßgabe, dass der E-Mail-Versand verschlüsselt und sicher erfolgt.

  • Lösungen

    Swiss Post Solutions (SPS) hat mit der Omnichannel-Lösung, auf Basis von Secure-Mail, alle geforderten Komponenten für eine sichere, individuelle Zustellung der HR Dokumente an die Mitarbeiter der Deutschen Bahn (DB) erfüllt. Alle Gehaltsdaten werden monatlich an SPS übermittelt. Somit muss bei der Bahn im Vorfeld keine Differenzierung nach dem präferierten Output-Kanal erfolgen.

    Ein wichtiger Punkt bei der Entscheidung für die Omnichannel-Lösung von SPS war, dass die IT-Abteilung keinerlei Änderungen oder Anpassungen in ihren Datenströmen vornehmen musste und so gut wie jedes Datenformat übernommen und verarbeitet.

  • Nutzen

    Die flexible Omnichannel-Lösung hat für das Unternehmen und seine Mitarbeiter folgende Vorteile:

    • Kosten für physischen Druck und Porto entfallen.
    • Kein Integrationsaufwand in der eigenen IT-Struktur.
    • Datenschutz-und IT-Sicherheitsanforderungen sind gewährleistet.
    • Abrechnungen sind schneller und weltweit verfügbar.
    • Anhänge können im gewünschten Online-Ordner gespeichert werden.
    • Private E-Mail-Adresse kann genutzt werden.
    • Der Mitarbeiter kann den Zustellkanal selbst wählen.

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