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Herausforderung
Die Prüfung der Reisekostenabrechnung ist für den Kunden ein sehr aufwendiger Prozess und bindet qualifizierte Ressourcen, da folgende Anforderungen bestehen:
- Hohe Volumen mit ca. 1.000 Belegen täglich.
- Simultane Prüfung von zweisprachigen Dokumenten.
- Bearbeitung gemäß vieler Kriterien für In- und Auslandsreisen.
- Uneinheitliche Belege aus verschiedenen Ländern und Sprachen.
- Exakte Timingvorgaben bei Auslastungsschwankungen vor Abrechnungsterminen.
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Lösungen
Das ganzheitliche Reisekostenmanagement hat diese Vorteile:
- Reisekostenabrechnung werden an die von uns zentral betriebene Poststelle des Unternehmens gesendet.
- Sendungen werden geöffnet, Reisekostenabrechnungen digitalisiert und geprüft.
- Reisebelege werden anhand der Spesenarten klassifiziert.
- Prüfungen in dafür entwickelten Prüfungsmasken.
- Kommunikation des Endergebnisses an das Unternehmen und ggf. Mitarbeiter des Kunden.
- Physische und digitale Archivierung der Reisekostenabrechnungen.
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Nutzen
- Trotz hoher Volumenschwankungen erfolgt die Verarbeitung der Reisekostenabrechnungen innerhalb des Service Level.
- Die flexiblen Kapazitäten fangen Volumenschwankungen ab.
- Engpässe im Personalbereich des Kunden entfallen.
- Die Verarbeitung der Reisekostenabrechnungen für unseren Kunden erfolgt im Rahmen der Zertifizierungen ISO 9001 und ISO 27001.
- Die Serviceerweiterung schafft wertvolle Synergieeffekte zur gesamten Prozessoptimierung.
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