Fallstudie

Globaler Energiekonzern

  • Herausforderung

    Die Prüfung der Reisekostenabrechnung ist für den Kunden ein sehr aufwendiger Prozess und bindet qualifizierte Ressourcen, da folgende Anforderungen bestehen:

    • Hohe Volumen mit ca. 1.000 Belegen täglich.
    • Simultane Prüfung von zweisprachigen Dokumenten.
    • Bearbeitung gemäß vieler Kriterien für In- und Auslandsreisen.
    • Uneinheitliche Belege aus verschiedenen Ländern und Sprachen.
    • Exakte Timingvorgaben bei Auslastungsschwankungen vor Abrechnungsterminen.

     

  • Lösungen

    Das ganzheitliche Reisekostenmanagement hat diese Vorteile:

    • Reisekostenabrechnung werden an die von uns zentral betriebene Poststelle des Unternehmens gesendet.
    • Sendungen werden geöffnet, Reisekostenabrechnungen digitalisiert und geprüft.
    • Reisebelege werden anhand der Spesenarten klassifiziert.
    • Prüfungen in dafür entwickelten Prüfungsmasken.
    • Kommunikation des Endergebnisses an das Unternehmen und ggf. Mitarbeiter des Kunden.
    • Physische und digitale Archivierung der Reisekostenabrechnungen.

     

  • Nutzen

    • Trotz hoher Volumenschwankungen erfolgt die Verarbeitung der Reisekostenabrechnungen innerhalb des Service Level.
    • Die flexiblen Kapazitäten fangen Volumenschwankungen ab.
    • Engpässe im Personalbereich des Kunden entfallen.
    • Die Verarbeitung der Reisekostenabrechnungen für unseren Kunden erfolgt im Rahmen der Zertifizierungen ISO 9001 und ISO 27001.
    • Die Serviceerweiterung schafft wertvolle Synergieeffekte zur gesamten Prozessoptimierung.

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