Fallstudie

Internationales Markenartikelunternehmen

  • Herausforderung

    Täglich verarbeitet das Markenartikelunternehmen standortübergreifend Eingangsrechnungen aus 32 Ländern. Swiss Post Solutions (SPS) wurde beauftragt, einen digitalen Prozess für den Rechnungsverarbeitungsprozess zu schaffen. An die Lösung wurden folgende Forderungen gestellt:

    • Rechnungen sollen auf Länderebene digitalisiert werden.
    • Dokumentenverarbeitung muss in mehr als 28 Sprachen möglich sein.
    • Die Verarbeitungszeit muss unter vier Stunden liegen.
    • Die Lösung muss mit mehreren Mandanten und Buchungskreisen kompatibel sein.

     

  • Lösungen

    Um eine reibungslose Einführung der Rechnungsprozesse zu gewährleisten, wurden diese stufenweise umgesetzt und der Prozess ständig erweitert. Nach dem Start in vier europäischen Ländern wurde die Umstellung auf eine digitale Rechnungsbearbeitung für 32 Länder eingeführt. SPS übernimmt zusätzlich die Verantwortung für die Neugestaltung und Steuerung des gesamten Workflow-Systems.

    SPS ist auch für das Datenmanagement und die Qualitätssicherung zuständig. Als direkte Folge der erfolgreichen Zusammenarbeit bei der Abwicklung von Rechnungen erweiterte SPS ihren Service auf die Verarbeitung von eingehenden Fax- und E-Mail-Aufträgen.

     

  • Nutzen

    Das Markenartikelunternehmen profitiert durch die Zusammenarbeit mit SPS von der sorgfältig aufgesetzten Prozessstruktur sowie dem professionellen Projektmanagement. Weitere Vorteile sind:

    • Einsparung an Prozesskosten und Prozessfolgekosten, durch höhere Qualität und schnellstmögliche Verarbeitung.
    • Service Level in Qualität und Geschwindigkeit (2 – 4 h) der Erfassungsverarbeitung werden permanent gemessen und konnten optimiert werden.
    • Die flexible Lösungsgestaltung sowie die Kapazitäten-Steuerung im Bereich Dokumentenverarbeitung ermöglichen die Übernahme zusätzlicher Aufgabenstellungen.

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