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Défi
Dans le cadre de contrats de leasing en vigueur dans toute l’Allemagne, la gestion du parc automobile d’Alphabet reçoit un nombre considérable de factures. Les principaux défis d’Alphabet sont en particulier le traitement rapide et de grande qualité des documents servant de base à la vérification - contrôle de la plausibilité et comparaisons avec les éléments des contrats de leasing. La disponibilité rapide des données et leur qualité sont les exigences de base d’Alphabet. À cela s’ajoutent de grandes variations de volumes en haute saison, c’est-à-dire entre les mois d’hiver et d’été.
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Solution mise en place
La gestion des comptes de paiement concernant les factures et les rappels est effectuée par des collaborateurs expérimentés de Swiss Post Solutions (SPS) sur les systèmes du client. Aujourd’hui, SPS traite 6 types de factures. Dans le cadre du traitement, les lettres de factures sont réceptionnées et triées. Les factures sont pré-saisies dans le système du client. Des collaborateurs spécialisés comparent les postes de factures avec les prestations prévues dans les contrats de leasing et vérifient leur conformité. SPS prend en charge la facturation ainsi que d’autres prestations complémentaires.
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Avantages
Dans la collaboration avec Swiss Post Solutions, Alphabet profite entre autres des avantages suivants :
- Disponibilité rapide des informations dans les factures et les relances ainsi que la vérification plus efficace des factures
- Des collaborateurs formés, une infrastructure moderne ainsi que le respect des normes de certification ISO 9001 et 27001
- Nous sommes capables de faire face aux différences de volumes. Alphabet bénéficie de coûts variables
- Les ressources de personnel peuvent être allouées ailleurs
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