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Défi
Pour le client, un groupe énergétique mondial, le contrôle des notes de frais de déplacement est un processus extrêmement coûteux qui mobilise des ressources internes qualifiées du fait d'exigences fortes :
- Volume élevé avec environ 1.000 notes de frais chaque jour
- Contrôle des documents en deux langues en même temps
- Traitement sur la base de nombreux critères pour les voyages au niveau national et international
- Justificatifs hétérogènes de différents pays et dans différentes langues
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Solution mise en place
- Les notes de frais sont envoyées au service courrier
- Les envois sont ouverts et préparés pour la numérisation
- Les notes de frais sont numérisées puis vérifiées et classées par catégorie de dépenses
- SPS effectue les contrôles de la forme et du fond
- Elle communique le résultat final à l’entreprise
- Les notes de frais sont archivées physiquement et numériquement
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Avantages
- Malgré les grandes variations de volumes, les notes de frais sont traitées dans le cadre du niveau de service convenu
- Les capacités flexibles absorbent les pics de volume et le client n’a plus de problèmes d’effectifs
- Le traitement des notes de frais pour notre client s’effectue dans le cadre des certifications ISO 9001 et ISO 27001
- Swiss Post Solutions et le groupe énergétique travaillent ensemble dans différents domaines. L’extension du service crée des effets de synergie afin de pouvoir optimiser tout le processus
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